Udbud af caps til Forsvaret og Beredskabsstyrelsen

Dette udbud angår en rammeaftale om levering af caps til Forsvaret og Beredskabsstyrelsen.

FMI skal igennem rammeaftalen kunne anskaffe 5 forskellige typer caps:

1) feltcap til Forsvaret

2) caps til Søværnet

3) caps til Marinehjemmeværnet og

4) caps til Beredskabsstyrelsen

5) caps til DEMA

Feltcap skal være en del af soldatens kampuniform, Nordic Combat Uniform (NCU). Feltcapen anvendes, når soldaten udfører tjeneste f.eks. som udsendt, på skydebane, eller deltagelse i øvelser, hvor der ikke bæres hjelm. Feltcapen skal dermed kunne beskytte soldaten mod diverse forhold både i relation til vejrlig men også i relation til kampsituationer ved udsendelse.

Disse hensyn udmønter sig i forskellige krav til feltcapens udformning for så vidt angår design, materiale, størrelser og farver. Feltcap skal fremstilles i en metervare med et bestemt EUROCAM camouflagemønster, og metervaren skal endvidere minimum kunne opfylde varmebeskyttelse standarden efter princippet ”no melt, no drip”.

De øvrige typer caps skal ligeledes tilpasses FMI’s konkrete behov, da de skal fremstilles i bestemte farver og med broderi, blank skygge eller egeløv på skyggen, som er specifikt designet til FMI.

Evalueringen af tilbuddene vil inkludere en ekspertevaluering af vareprøver. Et ekspertpanel vil gennemføre en evaluering af hver indleverede vareprøve i henhold til specificerede kriterier. De prækvalificerede ansøgere skal anmode FMI om at sende metervaren til brug for produktionen af feltcap.

Rammeaftalen kan forlænges med op til 12 måneder.

Med det formål at udvælge det bedste konkurrencefelt vil FMI udvælge et antal økonomiske aktører til deltagelse i nærværende udbud baseret på de økonomiske aktørers størrelse. De økonomiske aktører opdeles således i følgende virksomhedsgrupper på baggrund af oplysninger om antal fuldtidsansatte, omsætning og balance: (1) mikrovirksomheder, (2) små virksomheder, (3) mellemstore virksomheder og (4) store virksomheder. Definitionen af de pågældende grupper er delvis baseret på Kommissionens henstilling af 6. maj 2003 (2003/361/EF) og er nærmere beskrevet i dokumentet ”Supplerende oplysninger”, som er at finde i det elektroniske udbudssystem, jf. pkt. I.3).

Det understreges, at det er definitionen i sidstnævnte dokument, der finder anvendelse.

Det er således FMI’s hensigt at udvælge:

• højst 4 (fire) ansøgere, som er virksomheder i virksomhedsgrupperne mikro, små og mellemstore (gruppe 1).

• højst 2 (to) ansøgere, som er virksomheder i virksomhedsgruppen stor (gruppe 2).

Denne fordeling er fastsat på baggrund af en markedsundersøgelse, som FMI har gennemført.

Hvis FMI modtager færre ansøgninger om prækvalifikation inden for en gruppe, end det antal pladser, som FMI har forbeholdt den pågældende gruppe, vil FMI ikke udvælge yderligere ansøgere fra de øvrige grupper end det nævnte.

FMI vil dog afvige herfra, hvis dette er nødvendigt for at prækvalificere tre ansøgere til deltagelse i udbudsprocessen. I det tilfælde vil FMI først foretage en udvælgelse efter nedenfornævnte principper inden for hver virksomhedsgruppe og dernæst i prioriteret rækkefølge udvælge eventuelle overskydende ansøgere fra henholdsvis gruppe 1 og gruppe 2 , indtil der er prækvalificeret tre ansøgere. Se til illustration heraf et eksempel angivet i dokumentet "Supplerende oplysninger", som er tilgængelig i det elektroniske udbudssystem, jf. pkt. I.3).

Ansøger skal i ESPD’et, Del V: Reduktion af kandidater, angive i fritekstfeltet, hvilken virksomhedsgruppe ansøger tilhører. Ansøger bør endvidere samme sted angive de væsentligste oplysninger, der er afgørende for, hvilken virksomhedsgruppe ansøger tilhører. Som minimum bør følgende data angives: Antal fuldtidsansatte, årlig omsætning og samlet balance. Hvis ansøger baserer sig på andre enheder, jf. ovenfor, skal disse enheder også udfylde et ESPD. De skal dog ikke i ESPD’et angive oplysninger om virksomhedsgruppe, antal fuldtidsansatte, årlig omsætning og samlet balance, da disse oplysninger indgår i opgørelsen af, hvilken virksomhedsgruppe ansøger tilhører, og disse oplysninger skal således i stedet angives i ansøgers ESPD, jf. nærmere dokumentet "Supplerende oplysninger", som er tilgængelig i det elektroniske udbudssystem, jf. pkt. I.3).

Ansøger skal på FMI's anmodning fremlægge dokumentation for, at ansøgeren på ansøgningstidspunktet tilhørte den pågældende virksomhedsgruppe. Dokumentation kan finde sted i form af årsregnskab(er) eller uddrag heraf, revisorerklæring eller tilsvarende.

Udvælgelsen af ansøgere inden for hver virksomhedsgruppe sker efter en vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante tidligere leverancer i forhold til den kontrakt/de anskaffelser, der er beskrevet i pkt. II.1.4) og pkt. II.2.4) ovenfor . I relevansvurderingen vil der blive lagt vægt på arten og mængden af sådanne tidligere leverancer, samt hvornår leverancerne er udført, således at nyere leverancer vægtes højere end ældre leverancer. Vurderingen vil blive baseret på den i ESPD'et indeholdte referenceliste fremsendt af ansøgerne i henhold til pkt. III.1.3). Det bemærkes, at såfremt de fremsendte oplysninger er uklare eller uforståelige, kan dette blive tillagt negativ betydning ved vurderingen i udvælgelsesprocessen.

Rammeaftalen er ikke opdelt i delaftaler, da dette ville eliminere de stordriftsfordele, der kan opnås ved én samlet kontrakt.

Aftalen er indgået af FMI. Alle enheder under Forsvarsministeriet, herunder alle divisioner af Forsvaret i Danmark, som er under Forsvarschefens kommando, er imidlertid berettigede til at benytte Aftalen til indkøb af Leverancen på Aftalens vilkår og betingelser.

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (elektronisk version, herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger i ESPD'et:

Ansøgeres egenkapitalen ved udgangen af det seneste regnskabsår, for så vidt som disse oplysninger foreligger, jf. Del IV, pkt. B.

Ansøger skal på FMI's anmodning afgive følgende dokumentation:

Årsrapport eller uddrag heraf eller anden dokumentation, der viser ansøgers egenkapital i det seneste regnskabsår, såfremt offentliggørelse af årsrapporter er lovpligtigt i det land, hvor ansøger er etableret, og for så vidt som disse oplysninger foreligger. Når sammenslutninger af enheder (f.eks. konsortier), herunder midlertidige joint ventures, deltager samlet i udbuddet, skal dokumentation afgives for hver enkelt af de deltagende enheder. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør), skal dokumentation ligeledes afgives for de enkelte enheder.

Bemærk, at FMI på et hvilket som helst tidspunkt i udbudsprocessen kan anmode om, at ansøgeren afgiver den ovenfor anførte dokumentation, hvis dette anses for nødvendigt for at sikre en korrekt afvikling af udbuddet. FMI vil i så fald fastsætte en passende tidsfrist for afgivelse af dokumentation.

Det bemærkes, at ansøger kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør), uanset den juridiske karakter af relationen mellem ansøgerenog de(n) enhed/enheder, som ansøgeren/tilbudsgiveren baserer sig på. I så fald skal ansøger sikre sig, at et ESPD fra de(n) enhed(er), som ansøger/tilbudsgiver baserer sig på, fremsendes sammen med ansøgers/tilbudsgivers eget ESPD. Denne/disse enhed(er)s ESPD skal indeholde tilsvarende oplysninger, som anført ovenfor.

Ansøger skal have en positiv egenkapital i det seneste regnskabsår.

Hvis ansøger består af en sammenslutning af enheder (f.eks. et konsortium), herunder midlertidige joint ventures, beregnes egenkapitalen som summen af alle deltageres egenkapitaler i det seneste disponible regnskabsår.

Hvis ansøger baserer sig på en eller flere enheders økonomiske og finansielle formåen, beregnes beregnes egenkapitalen som summen af ansøgers og enhedens/enhedernes samlede egnekapitaler i det seneste disponible regnskabsår.

Ansøger skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (elektronisk version, herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger i ESPD’et:

En liste over de betydeligste sammenlignelige leverancer (referencer), jf. pkt. II.1.4) og II.2.4), udført inden for de seneste 3 (tre) år før udløbet af prækvalifikationsfristen, jf. Del IV, pkt. C.

Listen bør indeholde en kort beskrivelse af hver leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en tydelig angivelse af, hvilke konkrete dele af leverancerne der ligner de produkter, der er beskrevet i pkt. II.1.4 og II.2.4), Beskrivelsen bør også indeholde en beskrivelse af ansøgers deltagelse/rolle i forbindelse med udførelsen af leverancerne. Beskrivelsen bør indeholde oplysninger om dato for leverancerne, leverancernes størrelse/mængde/omfang og værdi samt modtagerne af leverancerne (konkrete navne/lande foretrækkes, men er ikke nødvendige; hvis der ikke anføres lande-specifikke oplysninger, bedes ansøger angive så mange generiske oplysninger som muligt om leverancen) . Ved angivelse af dato for leverancerne, bedes ansøger anføre dato for leverancernes start- og sluttidspunkt. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi den pågældende leverance er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bør det anføres i beskrivelsen af leverancen, hvordan datoen er angivet.

Kun de leverancer (referencer), der er udført på tidspunktet for prækvalifikationsfristens udløb, vil indgå i vurderingen af, om det nedennævnte minimumskrav til egnethed er opfyldt / hvilken ansøger, der har dokumenteret de mest relevante tidligere leverancer, jf. pkt. IV.2.9). Hvis den pågældende leverance udføres løbende, er det kun den del af produkterne, der er udført inden for de seneste 3 (tre) år og afsluttet ved ansøgningsfristens udløb, der indgår i vurderingen af leverancen (referencen). Hvis en del af produkterne ikke er udført inden for de seneste 3 (tre) år, eller hvis en del af leverancerne ikke er afsluttet ved ansøgningsfristens udløb, vil denne del derfor ikke indgå i vurderingen af leverancen (referencen). Det er derfor vigtigt, at ansøger tydeligt angiver, hvilken del (f.eks. i forhold til størrelse, værdi, mængde eller omfang osv.) af en løbende leverance (reference), der er udført inden for de seneste 3 (tre) år.

Listen må maksimalt indeholde 5 (fem) tidligere leverancer (referencer), uanset om tilbudsgiver er en enhed, udgør en sammenslutning af enheder (f.eks. et konsortium), herunder midlertidige joint ventures, eller baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen. Hvis listen indeholder flere end 5 (fem), vil FMI kun tage de første 5 (fem) leverancer på listen i betragtning. Leverancer derudover vil ikke indgå i vurderingen.

Ansøger kan basere sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af relationen mellem ansøgeren og de(n) enhed/enheder, som ansøgeren baserer sig på. I så fald skal ansøger sikre sig, at et ESPD fra de(n) enhed(er), som ansøger baserer sig på, fremsendes sammen med ansøgers eget ESPD. Denne/disse enhed(er)s ESPD skal indeholde tilsvarende oplysninger som anført ovenfor.

Ansøger behøver ikke indsende yderligere dokumentation for teknisk og faglig formåen (dvs. de oplysninger, der fremgår af ESPD, anses for tilstrækkelige). FMI forbeholder sig imidlertid ret til at kontakte ansøger/tilbudsgiver og/eller modtagerne af leverancerne for at verificere oplysningerne i Del IV, pkt. C i ESPD, herunder de deri anførte datoer for udførelse af leverancerne.

Der henvises til udbudsmaterialet vedrørende betalingsbetingelser. Fakturering skal ske i overensstemmelse med gældende dansk lovgivning om offentlige betalinger. Dette er p.t. lovbkg. nr. 798 fra juni 2007, som stiller krav om elektronisk fakturering. De nærmere betingelser vil fremgå af kontrakten.

Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en leverandør som repræsentant for sammenslutningen.

Rammeaftalen skal udføres under hensyntagen til CSR-krav og den anvendte arbejdsklausul; der henvises til appendiks B for yderligere oplysninger.

Vedrørende afsnit II.1.5): Den anslåede værdi af rammeaftalen er 7,5 mio. kr. og den maksimale værdi af rammeaftalen er 15 mio. kr. Årsagen til forskellen mellem de angivne værdier er usikkerheden om rammeaftalens endelige værdi, jf. nedenfor. Den estimerede værdi udgør derfor FMIs mest kvalificerede skøn over værdien af rammeaftalen på nuværende tidspunkt, mens maksimumværdien udgør den maksimale værdi af indkøb under rammeaftalen i dens løbetid.

Usikkerheden om rammeaftalens endelige værdi skyldes primært usikkerhed om, præcis hvor omfattende rammeaftalens leverancer vil blive fordelt i Forsvaret. Hvis der træffes beslutning om, at de pågældende leverancer skal udnyttes af flere personalegrupper, end hvad der reelt er besluttet på nuværende tidspunkt, vil det medføre en væsentlig større udgift til rammeaftalen, end hvad der forventes på nuværende tidspunkt.

På grund af en implementeringsfase før end FMI kan bruge rammeaftalen efter hensigten, er løbetiden op til potentielt 5 år.

Det er en forudsætning for deltagelse i udbudsproceduren, at der anvendes ESPD, jf. udbudslovens § 148. FMI kræver, at ansøger anvender ESPD som foreløbig dokumentation for, at ansøger ikke er omfattet af de i udbudslovens §§ 135 og 136 anførte udelukkelsesgrunde, at ansøger opfylder de minimumskrav til egnethed, der er anført i § 140, jf. pkt. III.1.2) og III.1.3), og at ansøger opfylder de objektive og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier anført i § 145, stk. 2, jf. pkt. II.2.9).

Ansøger, og eventuelt deltagerne i en sammenslutning af enheder og/eller støttende enheder, skal anvende den elektroniske version af ESPD, som er tilgængelig i det elektroniske udbudssystem. ESPD’et skal udfyldes og indgives via det elektroniske udbudssystem i overensstemmelse med de instrukser, der følger af det elektroniske udbudssystem. ESPD’et skal være underskrevet af den støttende enhed. Det er ikke nødvendigt for ansøger at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt ansøger er en sammenslutning (konsortier), skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den deltager, der indgiver tilbuddet, at underskrive sit ESPD-dokument.

Før tildeling af kontrakten kræver FMI, at den tilbudsgiver, til hvem FMI har til hensigt at tildele kontrakten, har afgivet dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD, jf. udbudslovens §§ 151-155. Se yderligere oplysninger herom i dokumentet "Supplerende oplysninger", som er tilgængeligt i det elektroniske udbudssystem, jf. pkt. I.3).

For yderligere oplysninger om denne udbudsforretning henvises til dokumentet ”Supplerende oplysninger”, som er at finde i det elektroniske udbudssystem, jf. pkt. I.3).

FMI yder ikke honorar til deltagerne i udbuddet.

Forhandlingsfasen forventes overordnet at forløbe som følger:

Efter modtagelse af de indledende tilbud vil der blive afholdt forhandlingsmøder med tilbudsgiverne.

Under forhandlingsforløbet kan tilbudsgiverne stille skriftlige spørgsmål om udbudsmaterialet og kontraktgenstanden.

Efter forhandlingerne kan FMI udsende et revideret udbudsmateriale med henblik på et yderligere indledende eller endeligt tilbud. Tilbudsgivere vil på samme tid blive informeret herom med opfordring til at afgive indledende eller endeligt tilbud.

Efter modtagelse af endelige tilbud foretager FMI tilbudsevaluering samt beslutning om tildeling af kontrakten. Der henvises i øvrigt til den mere deltaljerede beskrivelse udbudsbetingelserne.

Der afholdes to orienteringsmøder henholdsvis den 24.05.2022 og den 04.07.2022, jf. nærmere udbudsbetingelsernes punkt 4.2.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbuds-givere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/