Udbud af kaldeanlæg og adgangskontrolsystem

Kontrakten omfatter etablering af nye kaldeanlæg og adgangskontrolsystemer samt løbende driftsunderstøttelse og tilkøb produkter, der hører til den daglige anvendelse af kaldeanlæg og adgangskontrolsystemer. Leverancerne omfatter 5 plejecentre i Fredensborg Kommune. Der henvises til Udbudsbetingelserne og det øvrige udbudsmateriale for et samlet overblik over kontraktens omfang. 

Fredensborg Kommune

Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling, og den udbudte kontrakt omfatter levering, installation, afprøvning samt løbende drift og vedligehold af nye kaldeanlæg og adgangskontrolsystemer samt dertilhørende driftsunderstøttelse og mulighed for løbende tilkøb af relevant tilbehør efter behov. Der henvises til Udbudsbetingelserne og det øvrige udbudsmateriale for et samlet overblik over udbuddet og den udbudte kontrakt.I forhold til udbudslovens § 49, stk. 2 har Ordregiver valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Dette beror på en konkret vurdering af, at det er mest hensigtsmæssigt af både praktiske og økonomiske årsager at samle aftalens opgaver til udførelse af én leverandør.

72 måneder.

Hvis der er flere end 4 egnede ansøgere, vil ordregiver foretage en udvælgelse af de bedst egnede ansøgere, som prækvalificeres og dermed opfordres til at afgive tilbud i den videre proces. Ordregiver har således til hensigt at udvælge 4 ansøgere.De objektive kriterier, der vil blive lagt til grund for begrænsning af antallet af ansøgere, der opfordres til at give tilbud, vil ske ved en helhedsvurdering af, hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante referencer i forbindelse med pkt. 5.4.3. Ved ”relevante referencer” menes der referencer, der i størrelse og karakter ligner den udbudte kontrakt. Såfremt ansøger ikke anfører 3 referencer, vurderes det, at ansøger ikke er egnet. Ansøger kan således ikke prækvalificeres.Hvis der anføres mere end 3 referencer, er det de 3 første referencer, der vil indgå i vurderingen. Yderligere antal referencer, vil derfor ikke indgå i vurderingen. Ved vurdering af referencernes relevans lægges der positiv vægt på, i hvor høj grad de angivne referencer i omfang og karakter ligner den udbudte kontrakt vedrørende etablering af kaldeanl&aelig;g og adgangskontrolsystemer på plejecentre. Referencen vil blive vurderet mere relevant, i jo højere grad:&nbsp;<ul><li>Referencen beskriver levering af kaldeanlæg eller adgangskontrolsystem til sammenligneligt antal og størrelse af plejecentre, som ordregivers plejecentre der er omfattet af udbuddet&nbsp;</li><li>Referencen kan demonstrere erfaring med parallel eller overlappende implementering på flere plejecentre samtidig, der demonstrerer evne til kompleks projektledelse og koordinering&nbsp;</li><li>Referencen omfatter levering af både kaldeanlæg og adgangskontrolsystem </li></ul><br>

<strong>Dokumentation vedrørende opfyldelse af udelukkelsesgrunde:&nbsp;</strong>Ansøger (og evt. underleverandører, støttende enheder eller deltagere i sammenslutninger) skal dokumentere, at denne ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene ved at fremlægge en serviceattest, der maksimalt må være 12 måneder gammel på tidspunktet for tilbudsfristen. Ansøger vil kunne blive udelukket fra dette udbud, såfremt denne er omfattet af en eller flere af de oplistede udelukkelsesgrunde. Dette gælder også hvis ansøger deltager som en sammenslutning af virksomheder (konsortium), eller baserer sig på andre enheders kapacitet. Det vil sige, at <u>ingen</u> af parterne må være omfattet af udelukkelsesgrundene.<strong>Dokumentation vedrørende opfyldelse af krav til økonomisk og finansiel formåen: </strong>Ansøger (og evt. støttende enheder eller deltagere i sammenslutninger) skal dokumentere opfyldelsen af kravene ved at fremlægge regnskaber for de seneste 3 afsluttede regnskabsår (medmindre disse er offentligt tilgængelige), eller en af revisor underskrevet erklæring om tilbudsgivers årsomsætning, soliditetsgrad og revisorforbehold for de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

<ol><li>Ansøgers samlede årsomsætning for de seneste 3 afsluttede regnskabsår.</li><li>Ansøgers soliditetsgrad for de seneste 3 afsluttede regnskabsår</li><li>Revisorforbehold i ansøgers seneste års aflagte årsregnskaber</li></ol>

<ol><li>Gennemsnitlig årlig omsætning på minimum 10 mio. kr. over de 3 afsluttede regnskabsår</li><li>Soliditetsgrad på minimum 10 % i hvert af de 3 afsluttede regnskabsår</li><li>Det seneste års aflagte årsregnskab må <u>ikke indeholde en revisionspåtegning, der tager forbehold for virksomhedens fortsatte drift</u> (dette skal oplyses af ansøger under feltet ”Øvrige økonomiske og finansielle krav”. Feltet udfyldes med et ”ja”, hvis regnskabet indeholder en revisionspåtegning, eller et ”nej”, hvis regnskabet ikke indeholder en revisionspåtegning)</li></ol><br>

Ansøger skal beskrive 3 referencer på tilsvarende leverancer af kaldeanlæg og adgangskontrolsystemer til plejecentre, hvor hver reference skal indeholde oplysninger om:<ul><li>Start- og slutdato for leverancen</li><li>Modtager af leverancen (kunden)</li><li>Kontraktværdi i danske kr. ekskl. moms for leverancen</li><li>Beskrivelse af leverancen, hvor der tydeligt redegøres for bl.a. hvilken rolle og ansvar ansøger har haft, hvilke aktiviteter og ydelser der har indgået og hvor mange plejecenterboliger der var omfattet</li></ul>Referencerne må hver især maksimalt indeholde 2.000 anslag inkl. mellemrum. Anslag efter nr. 2.000 i en reference, vil ikke blive medtaget i vurderingen af referencen.

Ansøger skal dokumentere 3 referencer på tilsvarende leverancer vedrørende kaldeanlæg og adgangskontrolsystemer til plejecentre, som er etableret (implementeret) for højst 3 år siden. Det er ikke et krav, at hver reference omfatter både kaldeanlæg og adgangskontrolsystem. Men der skal minimum være én reference, der omfatter (men ikke nødvendigvis er begrænset til) kaldeanlæg og minimum én reference, der omfatter (men ikke nødvendigvis er begrænset til) adgangskontrolsystem. Dvs. der må eksempelvis gerne vedlægges 2 referencer kun vedrørende kaldeanlæg og 1 reference kun vedrørende adgangskontrolsystem, ligesom der også må vedlægges 3 referencer, der omfatter både kaldeanlæg og adgangskontrolsystem i en samlet leverance.Med ”tilsvarende leverancer” forstås leverancer vedrørende kaldeanlæg og/eller adgangskontrolsystemer til plejecentre med minimum 30 beboere.Ansøger skal være yderst opmærksom på, at hver reference indeholder de krævede oplysninger, da kravet til referencerne er mindstekrav. Hvis ikke ansøger har angivet de efterspurgte oplysninger til referencerne, kan ansøgningen blive erklæret for ukonditionsmæssig. Derudover kan beskrivelsen af referencerne blive udslagsgivende for udvælgelsen af prækvalificerede ansøgere, hvis der er flere egnede ansøgere, end der vil blive prækvalificeret jf. Del V, hvorfor ansøger opfordres til at beskrive referencerne fyldestgørende.

Se udbudsmaterialet.

Om forhandlingerne: Formålet med forhandlingen er, at der gives mulighed for at afklare eventuelle uklarheder i det indledende tilbud samt opnå sikkerhed for, at der er en klar forståelse for den samlede opgave, der skal udføres af den vindende tilbudsgiver.Forhandlingen skal medvirke til større forståelse af såvel udbudsmateriale som det indledende tilbud, således at der er mulighed for eventuelt at tilpasse og optimere tilbuddet i forhold hertil. Ligeledes skal forhandlingen give tilbudsgiver mulighed for at adressere evt. forhold i udbudsmaterialet som anses som unødigt fordyrende.Der foretages eventuelle optimeringer af udbuds- og kontraktgrundlaget inden for de udbudsretlige rammer; såvel forståelsesmæssige som indholdsmæssige. Herunder drøftes de afgivne tilbud, hvor ordregiver bl.a. vil informere tilbudsgiver om sin vurdering af det indledende tilbuds relativt stærke og svage egenskaber i forhold til ordregivers behov og de stillede krav, herunder også en tilbagemelding om, hvor i prisbilledet tilbudsgiveren befinder sig. Tilbagemeldingen kan ikke forventes at være udtømmende. Forhandling gennemføres som fortrolige, parallelle forhandlinger mellem ordregiver og de enkelte tilbudsgivere i udbuddet. Ordregiver forbeholder sig retten til at tildele kontrakten på grundlag af de indledende tilbud uden at indgå i forhandling, og ordregiver forbeholder sig ligeledes retten til at udvide omfanget af forhandlingen til at omfatte eventuelle yderligere forhandlingsrunder, hvis dette skønnes hensigtsmæssigt.Efter afgivelse af indledende tilbud vil ordregiver evaluere de modtagne tilbud. Der forventes gennemført et forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver, og der afsættes op til 3 timer til hvert forhandlingsmøde. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlings-princippet, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlinger med ordregiver. Forud for forhandlingsmødet fremsender ordregiver en dagsorden med beskrivelse af, hvad der ønskes at blive fokuseret på at gennemgå og eventuelt forhandle i forhandlingsmødet, hvilket fx kan være priser, omfang af udstyr og implementeringsplan mv. Derudover kan tilbudsgiver tilsvarende selv fremsende forslag til konkrete punkter, der ønskes forhandling om. Dette bedes i givet fald være struktureret beskrevet med henvisninger til specifikke krav, vilkår eller andre parametre, der ønskes at blive drøftet på forhandlingsmødet. Her vil tilbudsgiver få lejlighed til at præsentere sit tilbud. Ordregiver vil desuden orientere overordnet om den evaluering, der er foretaget af tilbudsgivers indledende tilbud, herunder hvor i tilbuddet tilbudsgiver med fordel kan forbedre det indledende tilbud jf. pkt. 6.2.Ordregiver vil desuden påpege, såfremt det indledende tilbud indeholder forhold, der indebærer at tilbuddet må anses som ukonditionsmæssigt, såfremt disse forhold ikke ændres i det endelige tilbud. Derefter kan tilbudsgiver give en tilbagemelding på udbudsmaterialet i forhold til om der er krav i materialet, der er unødvendigt strenge eller krav, der er unødvendige og fordyrende for opgaven. Efter gennemførelse af forhandlingsmøder vil ordregiver fremsende en kort skriftlig opfølgning fra møderne og tilbudsgiverne vil herefter skulle afgive deres endelige tilbud.I det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om udbudsmaterialet og fortolkningen heraf, vil tilbudsgiverne få den samme tilbagemelding, men i det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om tilbudsgivers konkrete løsningsforslag, vil hver tilbudsgiver få en individuel tilbagemelding. Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med den enkelte tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere, ligesom tilbudsgiver ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra de øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder. Ordregiver er opmærksom på den særlige forpligtelse til at sikre, at der ikke udøves forskelsbehandling mellem tilbudsgiverne ved at give oplysninger, der kan stille nogle tilbudsgivere bedre end andre. Ordregiver tilstræber derfor, at enhver oplysning – som ordregiver har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige tilbudsgivere i relation til udformningen af de endelige tilbud – vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere senest sammen med opfordringen til at afgive endeligt tilbud. Eventuelle supplerende oplysninger eller ændringer i udbudsmateriale baseret på forhandlingsmøderne vil ligeledes blive fremsendt til tilbudsgiverne.

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2.Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1.Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.