Tjen gode penge på rigtige kravsspecifikationer
Overskriften for konferencen i Dansk Automationsselskab den 10. marts var Requirement Engineering og projektstyring.
Dansk Automationsselskab havde en velbesøgt konference om Requirement Engineering og projektstyring. Foto/Dansk Automationsselskab.
Allan Kjær fra Cowi, som tillige var vært for konferencen, sagde i sit indlæg, at kravsspecifikationer skal være helt overordnede, og at det er entreprenørerne, der skal nedbryde dem til detaljerede specifikationer, der er tilpasset entreprenørens egne løsningsmuligheder. Hvis en entreprenør skal tilpasse sig meget specifikke krav, vil projekterne stige urimeligt i pris.
I store og komplekse projekter med flere leverandører eller entreprenører kræves effektive værktøjer til at styre de mange kravsspecifikationer. Oftest startes kravsspecifikationerne som word-dokumenter, og for at styre dem skal de nummereres entydigt og lægges ind i en database. For at skabe en ensartethed er det dog nødvendigt at gennemføre en kvalitetsanalyse af indholdet i dokumenterne for blandt andet at afsløre sproglige misforståelser.
Effektive styringsværktøjer er uundværlige
Comply Serve er et internationalt anerkendt styringsværktøj til store projekter, og her i Danmark anvendes det af Banedanmark og Metroselskabet. Værktøjet blev kort præsenteret af Mark Rogers fra Comply Serve i Storbritannien, der har erfaring for, at tab på grund af fejl i store projekter kan reduceres med 3 procent af projektsummen, når man anvender gode styringsværktøjer.
Sattar Isfahani fra Banedanmark gennemgik, hvorledes de anvender de cloud-baserede værktøjer med Coply Serve til kravstyring og Share Point til dokumenthåndtering og versionsstyring. Både Banedanmark, rådgivere og entreprenørerne har alle en rollestyret adgang til systemerne, og det giver store fordele på områder som ensartethed, fordi det er samme platform, man slipper for synkronisering mellem parterne, værktøjerne kan tilgås overalt med en standard-PC, og endelig er de så brugervenlige, at uddannelse af almindelige brugere stort set er unødvendig.
Gevinst ved at vælge de rigtige entreprenører
Modenhedsmåling af både udbyderen og leverandørerne kan være en anden måde til at minimere problemer i projektforløbet. Firmaet Whitebox har udviklet et relativt nyt og enkelt værktøj til modenhedsmåling af virksomheders projektstyring. Hidtil har modenhedsmåling været en langvarig og dyr proces.
Der er fem niveauer, og som Per Hartlev fra Whitebox udtrykker det, så er det dejligt operativt, at antal niveauer er ens både efter europæisk og amerikansk metode. Det elementære mål er, at alle virksomheder skal nå op på niveau tre, mens niveauerne fire og fem er for perfektionister.
Ud fra en matrix kan man vurdere sandsynligheden for et projekts succes eller det modsatte ved at beregne en samlet modenhed. Erfaringerne siger, at der forekommer omarbejder i alle projekter, og det gælder naturligvis om, at de minimeres. Per Hartlev viste et eksempel, hvor den samlede modenhed for et projektteam var beregnet til 1,75, og det ville betyde omarbejder i størrelsesorden 30 procent, mens et samlet modenhedstal på 2,75 kun ville medføre 10 procent omarbejder. Hans konklusion var, at der kan være både økonomiske fordele og tidsbesparelser ved at vælge kvalificerede virksomheder, selv om deres tilbud måske er lidt dyrere.
